Fra ustabil tidsregistrering til en integreret løsning i Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central er en moderne cloudbaseret ERP-løsning, der samler virksomhedens vigtigste processer i ét system. Løsningen giver fuldt overblik over økonomi, lagerstyring, indkøb, salg, projekter og service, så medarbejdere kan arbejde mere effektivt og ledelsen kan træffe beslutninger på et opdateret datagrundlag.
Business Central er særligt velegnet til små og mellemstore virksomheder, der ønsker en skalerbar løsning med mulighed for løbende udvikling og integration til øvrige Microsoft-systemer.
Power BI – Få indsigt i dine data
Mange virksomheder ligger inde med store mængder data uden at udnytte potentialet fuldt ud. Med Power BI kan data omdannes til visuelle dashboards og rapporter, der giver et klart billede af virksomhedens performance.
Ved at samle data fra ERP-systemet og andre datakilder får ledelsen adgang til realtidsopdaterede rapporter om salg, økonomi, drift og KPI'er. Det giver hurtigere beslutningsprocesser og bedre mulighed for at identificere vækstmuligheder.
Når arbejdsgangen ikke passer til virkeligheden
MES A.m.b.a. har 21 kørende montører og teknikere, der primært arbejder ude i marken, hvilket stiller høje krav til en tidsregistreringsløsning, særligt i forhold til enkelhed, tilgængelighed og evnen til at fungere under ustabile netværksforhold.
I praksis betød den eksisterende løsning, at medarbejderne oplevede udfordringer ved manglende internetforbindelse, krav om løbende upload af registreringer samt fravær af offline-funktionalitet, hvilket gjorde løsningen sårbar i en hverdag, hvor arbejdet ikke altid foregår i områder med stabil dækning.
Samtidig var brugeroplevelsen præget af kompleksitet, da medarbejderne ikke havde mulighed for at arbejde med foretrukne projekter eller køretøjer og derfor måtte navigere i omkring 500 åbne projekter, samtidig med at hver registrering krævede manuel indtastning af projekt- og opgavenumre, hvilket både øgede tidsforbruget og risikoen for fejl i registreringen.
“Vores gamle tidsregistrering virkede ikke optimalt, det fejlede ofte og var for indviklet i dagligdagsbrug på iPad/iPhone. Vores nye tidsregistrering virker meget mere brugervenlig og nem, selv for lidt it-kyndige. Det er hurtigt og fejler yderst sjældent. Og så fungerer det rigtig godt på iPad/iPhone og indeholder det vi skal bruge i dagligdagen.” – Montør
Tilgangen: tæt på virkeligheden frem for en tung model
Da vi gik ind i projektet, var udgangspunktet ikke at designe en fuldt udbygget løsning på forhånd, men i stedet at arbejde med en hurtig proof of concept-app, som gjorde det muligt at teste de centrale udfordringer direkte i en arbejdssituation, der afspejler virkeligheden i feltet.
Samtidig blev der arbejdet med tidlig skitsering af brugergrænsefladen, så MES A.m.b.a. løbende kunne forholde sig konkret til arbejdsgangen i løsningen, hvilket skabte et langt mere operationelt beslutningsgrundlag end traditionelle, abstrakte specifikationer typisk giver.
Fra behov til løsning: samspil mellem app og Business Central
Gennem projektet blev processer og behov løbende identificeret og justeret i tæt dialog med MES A.m.b.a., hvor der blev foretaget mindre tilpasninger i Business Central, mens hovedfokus lå på at optimere arbejdsgangen i appen, så den i højere grad afspejlede den virkelige drift i marken.
Appens funktionalitet blev udviklet som en prototype, hvor udvalgte funktioner løbende blev testet og tilpasset, hvilket gjorde det muligt at justere løsningen tidligt og kontinuerligt frem for at vente til en færdig leverance.
Under hele forløbet var der en tæt og løbende dialog omkring struktur og opbygning, hvilket gav MES A.m.b.a. en høj grad af indflydelse på løsningen og sikrede, at den endelige app blev formet ud fra konkrete behov frem for antagelser.
“Jeg synes, den nye timeregistrering er supergod. Jeg er meget positivt begejstret for den og har intet dårligt at sige. Jeg bruger oftest timeregistreringen på mobilen, og den reagerer med det samme, så det er dejligt, at der ikke er nogen vente- eller spildtid. Derudover synes jeg, at den er nem at finde rundt i, og det er nemt at finde sine projekter. En ting, jeg er meget begejstret for er, at man kan redigere de timeregistreringer man har lavet.” – Administrativ medarbejder
En løsning, der passer til hverdagen
Efter idriftsættelse blev løsningen hurtigt en integreret del af den daglige drift, hvor medarbejderne nu kan registrere timer på tværs af iPad, mobil og PC og samtidig få et samlet overblik over dag, uge, måned samt ferie og fravær.
Registreringerne sker direkte i appen uden behov for manuelle mellemregninger, sedler eller parallelle Excel-ark, og medarbejderne har samtidig mulighed for at redigere deres registreringer inden godkendelse, hvilket giver en mere fleksibel og korrekt proces i hverdagen.
Når timerne er godkendt, overføres de til Business Central som en kladde, hvilket sikrer en enkel videre behandling uden behov for manuel håndtering eller dobbeltarbejde.
Resultatet i praksis
Effekten af løsningen viser sig primært i den daglige drift, hvor både registrering og efterbehandling er blevet mere effektiv, samtidig med at antallet af manuelle fejl er reduceret og processerne er blevet mere ensartede på tværs af organisationen.
For medarbejderne betyder det en mere enkel og stabil arbejdsgang, hvor systemet i højere grad understøtter deres måde at arbejde på frem for at skabe ekstra administration eller behov for alternative løsninger uden for systemet.
Når teknologi skal understøtte virkeligheden
Projektet hos MES A.m.b.a. illustrerer et klassisk dilemma i mange organisationer, hvor balancen mellem systemstandard, integration og reelle arbejdsgange i felten er afgørende for, om løsningen bliver en støtte eller en barriere i hverdagen.
I dette tilfælde var nøglen ikke en tung standardløsning eller en omfattende specialudvikling, men derimod en iterativ og praksisnær tilgang, hvor løsning og behov blev formet i tæt samspil, hvilket resulterede i et system, der ikke blot fungerer teknisk, men som også fungerer i den daglige drift, det er designet til at understøtte.