Det starter sjældent som et stort digitaliseringsprojekt. En medarbejder er træt af at kopiere data mellem to systemer. En anden mangler overblik over en intern proces. En tredje bygger en lille app, som gør arbejdet lettere for hele afdelingen. Det virker, og derfor breder det sig.
Pludselig har virksomheden ikke én app, men 30. Nogle er blevet en fast del af hverdagen, nogle håndterer følsomme data, og andre er bygget af en medarbejder, der ikke længere arbejder i virksomheden.
Det er typisk her, citizen development bliver beskyldt for at skabe kaos. Men problemet er ikke nødvendigvis, at medarbejderne bygger digitale løsninger. Problemet er, at ingen har besluttet, hvordan de skal gøre det.
Hvad er citizen development egentlig?
Citizen development betyder, at medarbejdere uden en traditionel udviklerbaggrund selv kan bygge apps, automatiseringer og andre digitale løsninger. Med Power Apps kan en medarbejder eksempelvis bygge en app til registrering, godkendelse eller sagsbehandling, mens Power Automate kan bruges til at automatisere manuelle arbejdsgange og flytte information mellem forskellige systemer.
Fordelen er ret åbenlys: De mennesker, der kender problemet bedst, får mulighed for selv at være med til at løse det. De behøver ikke nødvendigvis skrive en lang kravspecifikation, stille sig bagerst i IT’s kø og vente på, at deres behov bliver prioriteret. De kan afprøve en idé, justere løsningen og skabe værdi langt hurtigere.
Det kan være en app, der erstatter et regneark, som længe har været på overarbejde. Et flow, der sender dokumenter til godkendelse. Eller en automatisering, der sikrer, at de samme oplysninger ikke skal tastes manuelt ind flere steder. Det er ikke nødvendigvis store, revolutionerende projekter. Ofte er det konkrete forbedringer af en arbejdsdag, der indeholder lidt for meget kopiering, lidt for mange mails og lidt for mange processer, som kun fungerer, fordi én bestemt medarbejder kan huske dem.
Men når det bliver nemt at bygge, bliver det også nemt at bygge noget, virksomheden efterfølgende skal leve med. Og det er her, innovationen kan begynde at ligne kaos.
Hvornår bliver innovation til kaos?
En lille app kan sagtens begynde som et eksperiment og ende som en vigtig del af virksomhedens drift. Det sker ikke nødvendigvis efter en stor beslutning. Først bruger medarbejderen selv løsningen. Derefter bliver den delt med resten af teamet. Snart bruger hele afdelingen den, og på et tidspunkt er der ingen, der rigtig kan huske, hvordan processen fungerede før.
Det er som udgangspunkt positivt. Løsningen har jo skabt værdi. Problemet opstår, hvis ingen samtidig har forholdt sig til ejerskab, sikkerhed, dokumentation og vedligeholdelse.
Et vigtigt flow kan eksempelvis stoppe, fordi medarbejderen, der oprettede det, forlader virksomheden. En app kan give adgang til data, som ikke burde være tilgængelige for alle brugere. Flere afdelinger kan ende med at bygge hver deres løsning på præcis det samme problem. Eller en ændring kan blive foretaget direkte i en løsning, som resten af afdelingen allerede er afhængig af.
Det vanskelige er, at en løsning sagtens kan være både værdifuld og risikabel på samme tid. En app kan spare en afdeling for mange timers manuelt arbejde og samtidig skabe en ny afhængighed, hvis kun én medarbejder ved, hvordan den fungerer.
På samme måde kan en automatisering være både enkel og effektiv. Men hvis den flytter data mellem systemer uden klare regler for adgang og databehandling, er den ikke længere bare et praktisk hjælpemiddel. Den er blevet en del af virksomhedens it-landskab, uanset om nogen officielt har besluttet det eller ej.
Kan IT ikke bare lukke ned for det?
Når en virksomhed mister overblikket, er den naturlige reaktion ofte mere kontrol. Begræns adgangen, luk for forbindelser til eksterne tjenester, kræv at alle løsninger skal godkendes af IT, eller fjern simpelthen muligheden for, at medarbejderne selv kan bygge noget.
Det kan reducere nogle af risiciene. Det kan også sende medarbejderne tilbage til regneark, mails og manuelle arbejdsgange eller over til små alternative løsninger, som bliver bygget uden for den godkendte platform. Behovet forsvinder nemlig ikke, bare fordi værktøjet bliver fjernet.
Hvis en afdeling bruger flere timer om ugen på en manuel proces, vil medarbejderne stadig forsøge at gøre den lettere. Spørgsmålet er bare, om det sker på en platform, virksomheden kan administrere, eller i endnu et regneark, som ligger på fællesdrevet med et navn i stil med “Endelig version 4 NY”.
Derfor er valget ikke mellem fuld frihed og fuld kontrol. Virksomheden skal i stedet finde ud af, hvor meget styring den enkelte løsning kræver.
Microsoft beskriver governance i Power Platform som de politikker, praksisser og værktøjer, der skal sikre, at platformen anvendes effektivt, sikkert og i overensstemmelse med virksomhedens krav. Det omfatter blandt andet administratoransvar, miljøstrategi og styring af platformen i større skala.
Governance handler altså ikke om at forhindre medarbejderne i at bygge. Det handler om at gøre det muligt at bygge uden samtidig at miste overblikket.
Skal alle løsninger styres på samme måde?
Et personligt flow, der hjælper én medarbejder med en mindre opgave, bør ikke nødvendigvis gennem den samme proces som en app, der håndterer kundeoplysninger eller understøtter økonomiafdelingen. Hvis alle løsninger bliver mødt af tunge krav til dokumentation, test og godkendelse, forsvinder meget af den hastighed, der gør citizen development interessant. Hvis ingen løsninger bliver mødt af krav, vokser risikoen til gengæld sammen med antallet af apps og automatiseringer.
Derfor giver det mening at skelne mellem forskellige typer løsninger.
1. Personlige produktivitetsløsninger
Det kan være små flows eller apps, som primært bruges af den person, der har bygget dem. De håndterer ikke kritiske processer, og virksomheden er ikke afhængig af dem. Hvis løsningen stopper, er konsekvensen begrænset. Her bør medarbejderen som udgangspunkt have relativt stor frihed inden for virksomhedens generelle regler for data og adgang.
2. Delte afdelingsløsninger
Når en løsning bliver delt med kolleger eller bliver en fast del af en arbejdsproces, ændrer situationen sig. Nu bør der være en tydelig ejer, og andre skal kunne forstå, hvad løsningen gør, hvilke data den anvender, og hvem der har ansvaret, hvis den ikke virker.
Løsningen behøver ikke nødvendigvis blive overtaget af IT. Men den bør heller ikke kun eksistere inde i hovedet på den medarbejder, der byggede den.
3. Forretningskritiske løsninger
Nogle apps og automatiseringer ender med at understøtte centrale processer inden for eksempelvis økonomi, salg, produktion eller kundeservice. Her bør kravene være markant højere. Der skal være styr på udvikling, test, adgang, dokumentation, udrulning, support og vedligeholdelse. Samtidig skal det være tydeligt, hvad der sker, hvis løsningen fejler, eller hvis den oprindelige udvikler forlader virksomheden.
En løsning bliver ikke mindre forretningskritisk, fordi den er bygget i et low-code-værktøj.
Hvad kræver citizen development, der faktisk virker?
Den gode Power Platform-strategi begynder hverken med at give alle frie hænder eller med en regelbog på 80 sider. Den begynder med nogle få tydelige rammer.
1. Skab en klar miljøstrategi
Medarbejderne bør ikke nødvendigvis udvikle, teste og drive alle løsninger i ét stort fælles miljø. Der bør være en bevidst opdeling mellem de steder, hvor medarbejderne eksperimenterer, og de miljøer, der bruges til løsninger i drift.
Microsoft anbefaler flere miljøer til udvikling, test og frigivelse, når apps og flows skal deles og drives som egentlige løsninger. Det betyder ikke, at alle små flows kræver et avanceret setup. Men virksomheden bør vide, hvad der skal ske, når en personlig løsning vokser og pludselig får flere brugere.
2. Beslut, hvordan data må bevæge sig
Power Platform kan forbindes med mange forskellige systemer og tjenester. Det er en af platformens store styrker, men også en af de ting, virksomheden skal have kontrol over. Ikke alle data bør kunne flyttes til alle tjenester, og medarbejderne skal ikke ved et uheld kunne sende følsomme oplysninger videre til tjenester, virksomheden ikke har godkendt.
Microsofts Managed Environments indeholder blandt andet funktioner til datapolitikker, begrænset deling, miljøgrupper, pipelines og Solution Checker. Funktionerne giver administratorer flere muligheder for at styre Power Platform på tværs af miljøer og brugere.
Men værktøjerne træffer ikke beslutningerne for virksomheden. Nogen skal stadig beslutte, hvad der er tilladt, hvad der kræver godkendelse, og hvad der ganske enkelt ikke bør kunne lade sig gøre.
3. Gør ejerskabet synligt
Hver delt løsning bør have en tydelig ejer. Ikke kun den tekniske bruger, der tilfældigvis oprettede appen eller flowet, men en person eller funktion, som har ansvaret for løsningens formål, anvendelse og fremtid.
Virksomheden bør kunne svare på nogle ret enkle spørgsmål: Hvem bruger løsningen? Hvilken proces understøtter den? Hvilke data arbejder den med? Hvem vedligeholder den? Og hvad sker der, hvis ejeren skifter rolle eller forlader virksomheden?
Det lyder måske administrativt. Men alternativet er, at løsningen først får en reel ejer den dag, den stopper med at virke.
4. Skab en vej fra idé til stabil drift
En medarbejder må gerne bygge den første version af en løsning. Det er netop en del af styrken ved citizen development. Personen kender problemet, kan afprøve idéen hurtigt og få feedback fra de mennesker, der skal bruge løsningen.
Men når løsningen vokser, skal processen omkring den kunne vokse med. En prototype kan blive til en delt afdelingsløsning, og en afdelingsløsning kan ende som en vigtig del af virksomhedens drift. Undervejs bør kravene til test, dokumentation, sikkerhed og vedligeholdelse følge med.
Microsoft beskriver denne modning som overgangen til en sund ALM-model, hvor apps og flows samles i løsninger og kan flyttes kontrolleret mellem forskellige miljøer.
Det afgørende er ikke, at alle citizen developers skal blive professionelle udviklere. Det afgørende er, at virksomheden opdager, hvornår en løsning er vokset ud af sin oprindelige ramme.
5. Tilbyd hjælp, ikke kun kontrol
Governance bør ikke kun være en liste over ting, medarbejderne ikke må. Hvis virksomheden vil have reel værdi ud af citizen development, skal medarbejderne også have adgang til hjælp i form af klare retningslinjer, undervisning, skabeloner, faglig sparring og en tydelig vej til professionel hjælp, når løsningen bliver mere kompleks.
Ellers bliver governance bare en pænere måde at sige nej på.
De bedste rammer gør det ikke sværere at skabe nye løsninger. De gør det lettere at skabe løsninger, som virksomheden også kan stole på bagefter.
Hvem har ansvaret, når alle kan bygge?
Citizen development betyder ikke, at IT bliver overflødig. Tværtimod ændrer IT’s rolle sig fra nødvendigvis at skulle bygge alle digitale løsninger til i højere grad at skabe den platform, de rammer og den støtte, som gør andre i stand til at bygge ansvarligt.
Forretningen kender problemet og den daglige arbejdsgang. IT forstår data, sikkerhed, integrationer og den tekniske sammenhæng med resten af virksomhedens systemer. Ingen af parterne har hele svaret alene.
Hvis ansvaret kun ligger hos IT, risikerer virksomheden at miste hastigheden og den tætte forståelse af medarbejdernes behov. Hvis ansvaret kun ligger hos den enkelte medarbejder, risikerer virksomheden til gengæld at miste overblikket over data, afhængigheder og løsninger, som stille og roligt bliver kritiske.
Citizen development fungerer derfor bedst som et samarbejde. Medarbejderne kan identificere problemerne, afprøve idéerne og bygge de første løsninger, mens IT skaber rammerne, følger udviklingen og hjælper med at modne de løsninger, der får større betydning. De mest kritiske løsninger kan derefter udvikles eller videreudvikles i samarbejde med professionelle udviklere eller en ekstern partner.
Ikke fordi medarbejderen nødvendigvis har bygget noget forkert, men fordi løsningen er blevet vigtig nok til, at virksomheden ikke længere bør være afhængig af én person.
Er citizen development så innovation eller kaos?
Det kan være begge dele. Power Platform kan gøre medarbejderne til en aktiv del af virksomhedens digitalisering og give dem mulighed for at løse problemer tættere på hverdagen, automatisere manuelle opgaver og afprøve nye idéer uden først at starte et stort udviklingsprojekt.
Men muligheden for at bygge hurtigt fjerner ikke behovet for ejerskab, sikkerhed og vedligeholdelse. Tværtimod bliver det vigtigere at have styr på, hvor løsningerne bliver bygget, hvilke data de bruger, og hvad der sker, når de vokser.
Citizen development fungerer bedst, når medarbejderne får frihed inden for tydelige rammer. Små løsninger skal kunne forblive små, mens løsninger, der vokser, skal mødes af tilsvarende krav til styring.
Alternativet er ikke nødvendigvis mindre udvikling. Det er bare mere udvikling, som foregår uden for synsfeltet.
Ofte stillede spørgsmål
Kan alle medarbejdere blive citizen developers?
Mange medarbejdere kan lære at bygge simple apps og automatiseringer med Power Platform. Men det betyder ikke, at alle automatisk bør have adgang til alle data, forbindelser og produktionsmiljøer. Adgangen bør passe til medarbejderens rolle, kompetencer og de risici, der følger med løsningen.
Er citizen development sikkert?
Citizen development kan være sikkert, hvis virksomheden arbejder aktivt med adgang, databeskyttelse, miljøer, overvågning og ejerskab. Power Platform indeholder værktøjer til central governance, herunder miljøgrupper, regler, datapolitikker og muligheder for at begrænse deling. Værktøjerne skaber dog ikke governance af sig selv. Virksomheden skal stadig fastlægge rammerne og beslutte, hvordan de skal anvendes.
Hvad er forskellen på en citizen developer og en professionel udvikler?
En citizen developer har typisk sin primære rolle i forretningen og bygger løsninger på problemer, vedkommende selv kender. En professionel udvikler har normalt en dybere teknisk erfaring og arbejder ofte med mere komplekse integrationer, arkitektur, kode, sikkerhed og systemkritiske løsninger.
De to roller bør ikke konkurrere. De bør supplere hinanden. Citizen developeren bidrager med forståelsen af processen og behovet, mens den professionelle udvikler bidrager med den tekniske dybde, når løsningen kræver det.
Hvornår bør IT overtage en løsning?
Det bør ikke nødvendigvis afgøres af et bestemt antal brugere. IT eller professionelle udviklere bør involveres, når løsningens betydning eller risiko vokser. Det kan eksempelvis være, når løsningen håndterer følsomme data, understøtter en central arbejdsproces, integrerer med virksomhedens vigtigste systemer eller kræver stabil drift og fast support.
Nogle gange skal IT overtage løsningen. Andre gange er det nok at hjælpe med arkitektur, sikkerhed, test og drift.
Skal citizen developers arbejde med ALM?
Ikke alle personlige apps og flows kræver en fuld udviklingsproces. Men delte og forretningskritiske løsninger bør have en kontrolleret vej fra udvikling til test og produktion. Microsoft anbefaler at arbejde med løsninger og passende miljøer, når apps og flows skal deles, udrulles og vedligeholdes som del af en struktureret ALM-model.
Kort sagt bør kravene vokse sammen med løsningen.
Hvordan kommer I godt i gang?
Vi hjælper virksomheder med at finde balancen mellem frihed og styring i Power Platform. Det starter ikke nødvendigvis med flere regler, men med at skabe overblik over de apps, flows, miljøer og dataforbindelser, der allerede findes.
Derfra kan vi sammen definere, hvad medarbejderne frit kan bygge, hvilke løsninger der kræver ekstra kontrol, og hvornår IT eller en professionel udvikler bør involveres. Vi kan samtidig hjælpe med den tekniske struktur omkring miljøer, sikkerhed, datastyring og udrulning samt med de kompetencer og den sparring, der gør medarbejderne i stand til at bygge inden for de aftalte rammer.
Målet er ikke at gøre det sværere at skabe nye løsninger. Målet er at sikre, at de gode idéer stadig er gode, når de skal deles, driftes og vedligeholdes.
Citizen development skal ikke sættes fri. Det skal sættes i system.