Business Central udvikler sig løbende med nye funktioner, forbedringer og muligheder. Men hvor nemt er det egentlig for jeres virksomhed at følge med? Hvis jeres løsning er præget af mange specialtilpasninger og tekniske afhængigheder, kan selv mindre ændringer blive mere omfattende end nødvendigt.

Derfor handler det ikke kun om at gennemføre opgraderinger, men også om at have en løsning, der er klar til dem. Det er her, begrebet update-ready kommer ind i billedet. For en løsning, der er lettere at opdatere og videreudvikle, kan give virksomheden bedre forudsætninger for at følge med udviklingen.

Opgraderinger er en del af hverdagen i Business Central

Business Central bliver løbende opdateret med nye funktioner og forbedringer. Det giver virksomheder mulighed for at udnytte nye muligheder i systemet og tilpasse arbejdsgangene, når behovene ændrer sig.

Derfor giver det mening at betragte opgraderinger som en naturlig del af systemets livscyklus frem for enkeltstående projekter, der skal overstås med nogle års mellemrum.

Men det er ikke alle virksomheder, der har lige let ved at følge med. En løsning, der er enkel at vedligeholde, giver bedre forudsætninger for at tage nye muligheder i brug. Omvendt kan en løsning med mange tilpasninger og afhængigheder gøre selv almindelige ændringer mere besværlige.

At være update-ready handler derfor om at have en Business Central-løsning, der er godt rustet til løbende opdateringer og udvikling.

Når tilpasninger gør opgraderingen tung

Når en virksomhed tager et ERP-system i brug, er det naturligt at tilpasse det til sine arbejdsgange og behov. Specialudvikling kan være en god løsning, hvis standardfunktionaliteten ikke dækker et vigtigt behov i forretningen.

Udfordringen opstår, når tilpasningerne vokser over tid, uden at der løbende bliver taget stilling til, om de stadig er nødvendige. Den enkelte tilpasning kan give god mening isoleret set, men tilsammen kan de skabe et komplekst systemlandskab med mange indbyrdes afhængigheder.

Forestil dig eksempelvis, at en virksomhed har fået udviklet en særlig arbejdsgang til håndtering af salgsordrer. Løsningen fungerer godt, men er samtidig afhængig af andre tilpasninger i systemet. Når virksomheden vil ændre arbejdsgangen eller tage nye funktioner i Business Central i brug, skal det derfor først undersøges, hvordan ændringerne påvirker den eksisterende løsning. Det kan kræve ekstra udvikling og test, før ændringen kan gennemføres.

Det betyder ikke, at specialtilpasninger altid er en ulempe. Men hvis virksomheden bliver afhængig af løsninger, der ikke længere skaber tilstrækkelig værdi, kan de ende med at begrænse mulighederne for at udvikle systemet.

Standard først gør det lettere at være update-ready

En måde at begrænse unødvendig kompleksitet på er at tage udgangspunkt i standardfunktionaliteten i Business Central.

Hos ERPgruppen arbejder vi ud fra en standard først-tilgang. Det betyder, at vi først undersøger, om virksomhedens behov kan dækkes med de muligheder, der allerede findes i systemet. Hvis standarden løser opgaven tilfredsstillende, er der sjældent grund til at bygge en særskilt løsning ovenpå.

Det betyder ikke, at specialudvikling skal undgås for enhver pris. Nogle virksomheder har behov, hvor en tilpasset løsning giver en reel fordel. Her handler det om at vurdere, om værdien står mål med den ekstra kompleksitet, løsningen kan medføre.

Samtidig er det værd løbende at genbesøge de tilpasninger, virksomheden allerede har. Behov ændrer sig, og funktionalitet, der tidligere krævede specialudvikling, kan med tiden blive dækket af standard Business Central.

En opdatering kan derfor være en anledning til at undersøge, om eksisterende tilpasninger stadig løser et vigtigt behov, eller om virksomheden i dag kan klare sig med en enklere løsning. Målet er ikke at fjerne alle tilpasninger, men at sikre, at de fortsat skaber værdi i forhold til den kompleksitet, de medfører.

På den måde kan virksomheden gradvist reducere unødvendig kompleksitet og gøre løsningen lettere at vedligeholde.

Update-ready kræver også en plan

En Business Central-løsning bliver ikke update-ready alene ved at holde antallet af specialtilpasninger nede. Det kræver også, at virksomheden har en plan for, hvordan opdateringer håndteres i praksis.

Det handler blandt andet om at tage stilling til, hvornår opdateringer skal gennemføres, hvordan de skal testes, og hvem der har ansvaret for at følge med i ændringerne. Nye funktioner og forbedringer kommer løbende, og det er derfor en fordel, at en eller flere personer i organisationen holder sig orienteret om, hvad der er på vej, og hvad det kan betyde for virksomheden.

Det kræver også, at virksomheden har overblik over sin løsning. Hvilke arbejdsgange er særligt vigtige for den daglige drift? Hvilke tilpasninger og integrationer skal indgå i afprøvningen, og hvem ved, hvordan de hænger sammen? Hvis den viden kun findes hos enkelte medarbejdere eller eksterne konsulenter, kan det være vanskeligere at vurdere konsekvenserne af en opdatering og planlægge den nødvendige test.

Når ansvaret er tydeligt, og virksomheden har overblik over de vigtigste arbejdsgange og afhængigheder, bliver det lettere at forberede opdateringerne i god tid. Samtidig kan medarbejderne inddrages, hvis ændringerne får betydning for deres daglige arbejde. På den måde bliver opdateringer en planlagt del af arbejdet med Business Central frem for en opgave, der først får opmærksomhed, når den skal gennemføres.

Fra opgraderinger til en mere fleksibel forretning

Når en Business Central-løsning er lettere at opdatere, handler gevinsten ikke kun om selve opgraderingsarbejdet. Det handler også om, hvilke muligheder virksomheden får for at udvikle sig bagefter.

Nye funktioner kan gøre det muligt at forbedre arbejdsgange, understøtte nye behov eller løse opgaver på en smartere måde. Men værdien afhænger af, om virksomheden rent faktisk kan tage mulighederne i brug.

Det bliver særligt relevant, når virksomheden får nye behov eller ønsker at forbedre eksisterende arbejdsgange. Hvis en ny funktion i Business Central eksempelvis kan forenkle en proces, er det en fordel, at virksomheden hurtigt kan vurdere muligheden og undersøge, hvordan den kan tages i brug, uden at unødvendig kompleksitet står i vejen.

Det er her, update-ready kan blive en konkurrencefordel. Ikke fordi virksomheden skal tage alle nye funktioner i brug, men fordi den har bedre muligheder for at vælge og gennemføre de ændringer, der skaber værdi. Det giver større frihed til at udvikle arbejdsgangene og reagere på ændringer i forretningen.

Hvad bringer den næste opdatering af Business Central?

Hvis I vil være bedre rustet til at følge udviklingen i Business Central, er det et godt sted at starte at holde sig orienteret om de nye funktioner og muligheder. Med den næste store opdatering kommer der ændringer, som kan være relevante for jeres virksomhed.

På vores kommende webinar gennemgår vi nyhederne i opdateringen og ser på, hvad de kan betyde for jer, der arbejder med Business Central.

Tilmeld dig webinaret her og bliv klogere på, hvilke nye muligheder der kan være relevante for jer.