De fleste virksomheder har ikke brug for at ændre alt. Men nogle processer er værd at tilpasse – spørgsmålet er hvilke.

Mange virksomheder står på et tidspunkt med det samme spørgsmål: Skal vi ændre vores måde at arbejde på, eller skal ERP-systemet ændres, så det passer til os? Frygten er ofte, at et nyt system betyder, at alle arbejdsgange skal laves om.

Der findes ikke et universelt svar. Det afhænger af virksomhedens processer og hvor de skaber værdien. Men vores erfaring viser, at de fleste virksomheder opnår den største værdi, når de tager udgangspunkt i standardfunktionaliteten og kun tilpasser løsningen dér, hvor det skaber en målbar forretningsmæssig gevinst. 

Konfiguration er ikke det samme som tilpasning 

Diskussionen om standard eller tilpasning starter ofte med en misforståelse. Mange bruger begreberne konfiguration og tilpasning som om, det betyder det samme. I Business Central er der dog en klar adskillelse mellem disse udtryk.

Konfiguration af Business Central handler om at udnytte de muligheder, der allerede findes i systemet. Det kan være opsætning af brugerroller, godkendelsesflows, dimensioner eller rapporter. En tilpasning derimod betyder, at funktionaliteten udvides ved hjælp af kode eller extensions. Tilpasning af Business Central giver flere muligheder, men betyder også mere vedligeholdelse og større hensyn ved fremtidige opgraderinger. 

Derfor bør spørgsmålet altid være: Kan behovet løses med standarden, før vi bygger noget nyt? 

Er alle særlige arbejdsgange lige vigtige? 

De fleste virksomheder har gennem årene udviklet rutiner, der passer til organisationen og de systemer, man har arbejdet i. Mange oplever at disse processer føles afgørende for måden de arbejder på. 

Men når processerne bliver kortlagt i forbindelse med en ERP-implementering, viser det sig ofte, at langt størstedelen af arbejdet følger ganske almindelige processer. Processer som i Business Central kan konfigureres efter behov.

Det betyder ikke, at Business Central skal passe alle virksomheder ind i den samme skabelon. Men det betyder, at man bør være kritisk over for ønsket om at tilpasse systemet. Hvis begrundelsen er “det plejer vi at gøre”, er det sjældent et stærkt argument. 

Derfor er standard et stærkt udgangspunkt  

Der er en god grund til, at mange Business Central-projekter tager udgangspunkt i standardløsningen. 

Når virksomheden arbejder tættere på standarden, bliver implementeringen som regel hurtigere og mindre risikofyldt. Opgraderinger bliver enklere, fordi der er færre specialløsninger, der skal vedligeholdes, og integrationen med resten af Microsofts platform fungerer typisk mere gnidningsfrit. 

For virksomheden betyder det færre særregler, nemmere oplæring af nye medarbejdere og mindre afhængighed af enkelte personer, der kender specielle undtagelser.

Men hvis standard er så attraktiv, hvorfor vælger virksomheder så overhovedet at tilpasse?

Standard er ikke altid svaret 

Hvis medarbejderne oplever systemet som besværligt, opstår der hurtigt Excel-ark, manuelle noter og dobbeltregistreringer. Det går ud over både datakvaliteten og lysten til at bruge systemet. 

Nogle virksomheder har desuden forretningsmodeller, som ganske enkelt ikke passer ind i standardprocesserne. Det kan eksempelvis være avancerede prisstrukturer, komplekse serviceaftaler eller særlige logistikprocesser. 

Når brugerne siger, at “Business Central ikke kan det”, handler det derfor ikke nødvendigvis om systemets muligheder. Ofte handler det om, at opsætningen eller brugeroplevelsen ikke understøtter den måde, virksomheden arbejder på. 

Hvornår giver tilpasning af Business Central mening?

For nogle virksomheder er hverdagen præget af unikke ordreflows, særlige servicekoncepter eller komplekse kundeaftaler. Hvis virksomheden skaber konkurrencefordele gennem særlige processer, kan en tilpasning være den rigtige løsning.

Business Central understøtter muligheden for at udvikle funktionalitet som extensions, så standardløsningen fortsat kan opgraderes uden større problemer. I mange tilfælde vil integrationer til eksempelvis webshop, CRM, WMS eller PIM desuden skabe mere værdi end at ændre selve ERP-processerne. 

En tilpasning bør aldrig være et mål i sig selv. Den bør være en investering med et klart afkast. 

Et godt princip er også at kigge på undtagelserne. Hvis en undtagelse opstår hver eneste dag, er den sandsynligvis blevet en del af den normale arbejdsgang. Så bør systemet understøtte den. 

Når flere tilpasninger ikke giver mere værdi 

Det kan være fristende at bygge ERP-systemet op omkring alle virksomhedens eksisterende rutiner. Især fordi Business Central har omfattende muligheder for tilpasning. Det er dog værd at huske, at hver tilpasning også gør løsningen mere kompleks over tid.

Hver eneste extension skal vedligeholdes, testes og opdateres. Derfor kan mange små tilpasninger med tiden gøre opgraderinger mere komplekse, øge afhængigheden af specialister og give en løsning, der har sværere ved at vokse med virksomheden.

Den største risiko er dog ofte, at man får digitaliseret gamle arbejdsgange i stedet for at forbedre dem. 

Et skridt ad gangen 

Det kan være svært at kortlægge alle rutiner på én gang i forbindelse med en ERP-implementering, især når virksomheden skal tage stilling til en blanding af standard, konfiguration og tilpasninger. Den tilgang, vi oftest anbefaler, kan opsummeres ganske enkelt: 

Standard først. Konfiguration derefter. Tilpasning med omtanke. 

Start med at forenkle processerne og fjern unødvendige undtagelser. Udnyt derefter de muligheder, der allerede findes i Business Central gennem konfiguration. Først når en proces er forretningskritisk, bruges ofte og skaber en dokumenterbar gevinst, bør en egentlig tilpasning komme på tale. 

Forberedelse er nøglen

Det kan være svært på forhånd at pege på, hvilke arbejdsprocesser, der bør følge standarden, hvilke der kræver konfigurering og hvilke der fortjener en tilpasning.

Derfor bør rejsen starte med en afklaring af, hvordan virksomheden arbejder i dag, og i hvilke rutiner værdien skabes. Det tager vi gerne en uforpligtende snak om.