Et ERP-system skal samle virksomheden. Derfor giver det også god mening, at alle arbejder i det samme system og efter de samme principper.
Men betyder det nødvendigvis, at alle skal møde den samme brugerflade, de samme funktioner og de samme arbejdsgange?
En økonomimedarbejder, en lagerchef og en sælger har forskellige opgaver, forskellige behov og forskellige beslutninger, de skal træffe i løbet af dagen.
Ensartethed føles trygt for ledelsen. Fleksibilitet føles effektivt for brugeren.
Så spørgsmålet er måske ikke, om ERP skal være ens for alle. Men hvor ens det egentlig giver mening, at det er.
Hvorfor ensartethed giver mening
Der er gode grunde til, at mange virksomheder gerne vil have et ERP-system, hvor alle arbejder efter de samme principper. Når data, processer og arbejdsgange hænger sammen på tværs af virksomheden, bliver det lettere at skabe overblik og holde en fælles retning.
Ensartethed handler derfor ikke kun om at gøre systemet nemmere at administrere. Det kan også gøre det lettere for medarbejdere at samarbejde, for ledelsen at træffe beslutninger og for virksomheden at arbejde ud fra de samme informationer.
Ét fælles datagrundlag
Når hele virksomheden arbejder ud fra det samme datagrundlag, bliver der mindre plads til forskellige versioner af sandheden. Salg, lager og økonomi kan tage udgangspunkt i de samme oplysninger, frem for at hver afdeling har egne regneark eller rapporter, som fortæller en lidt anden historie.
Det gør ikke kun data lettere at finde. Det ændrer også de diskussioner, der opstår omkring dem. Når alle er enige om, hvad tallene viser, kan samtalen i højere grad handle om, hvad virksomheden skal gøre ved dem.
Det fælles datagrundlag bliver dermed et vigtigt fundament for både den daglige drift og de beslutninger, der træffes på tværs af virksomheden.
Lavere kompleksitet
Et fælles systemdesign kan også gøre ERP-løsningen lettere at drive. Når virksomheden ikke skal vedligeholde forskellige opsætninger til forskellige dele af organisationen, bliver det typisk enklere at implementere, supportere og opdatere løsningen.
Det betyder også, at ændringer i systemet ikke skal håndteres på mange forskellige måder. Jo mere ensartet løsningen er, desto lettere er det at skabe fælles arbejdsgange og holde styr på, hvordan systemet fungerer.
For ledelsen kan det give en mere overskuelig ERP-løsning. For IT og support kan det betyde færre variationer at holde styr på.
Nemmere onboarding og bedre samarbejde
Et ensartet system kan også gøre det lettere at lære ERP’et at kende. Når medarbejdere arbejder i samme løsning og møder de samme grundlæggende principper, bliver det nemmere at hjælpe hinanden på tværs af afdelinger.
Det kan især være en fordel, når nye medarbejdere skal introduceres til virksomheden. De skal ikke først lære flere forskellige måder at arbejde i systemet på, afhængigt af hvem de sidder ved siden af.
Samtidig bliver virksomheden mindre afhængig af, at bestemte medarbejdere er de eneste, der ved, hvordan en bestemt proces fungerer. Viden om systemet kan i højere grad deles på tværs af organisationen.
Det er altså ikke svært at se, hvorfor ensartethed kan være attraktivt. Et fælles system kan skabe et fælles datagrundlag, reducere kompleksiteten og gøre det lettere at samarbejde.
Men der er også en grænse. For hvis fælles processer bliver til faste arbejdsgange, der ikke passer til den enkelte rolle, finder medarbejderne ofte andre veje. Det kan være et Excel-ark ved siden af, en manuel arbejdsgang eller en lokal workaround, som gør det muligt at få hverdagen til at fungere.
Og så opstår et paradoks: Det, der skulle samle arbejdet i ét system, kan i stedet få medarbejderne til at finde egne veje uden om det.
Men mennesker arbejder ikke ens
Et fælles ERP skal skabe sammenhæng på tværs af virksomheden. Men sammenhæng betyder ikke nødvendigvis, at alle skal arbejde på samme måde. Når systemet skal understøtte forskellige roller og opgaver, kan for meget ensartethed skabe friktion i hverdagen.
En lagerchef, en økonomimedarbejder og en sælger arbejder i det samme ERP, men de bruger det til forskellige formål. De har forskellige opgaver, forskellige informationer, de har brug for, og forskellige beslutninger, de skal træffe.
Det betyder ikke, at de skal have hvert deres system. Men det betyder, at det ikke nødvendigvis giver mening, at de møder systemet på præcis samme måde.
Når alle skal bruge den samme opsætning, risikerer medarbejderne samtidig at møde funktioner og informationer, som ikke er relevante for deres arbejde. Det kan gøre det sværere at finde det, de faktisk har brug for, og få systemet til at føles som en begrænsning frem for en hjælp.
Og når systemet ikke passer til den måde, en opgave skal løses på, finder medarbejderne ofte andre veje. Det kan være et Excel-ark, en manuel note eller en ekstra arbejdsgang, fordi den er hurtigere end processen i ERP’et.
Hver løsning kan virke harmløs i sig selv. Men når de bliver en fast del af hverdagen, opstår der parallelle arbejdsgange, hvor noget foregår i ERP’et og noget uden om det. Så bliver det sværere at vide, hvor de rigtige oplysninger findes, og medarbejderne bruger tid på at flytte eller kontrollere information mellem systemer.
Det er bagsiden af at forsøge at gøre ERP ens for alle. De medarbejdere, der har brug for mere avancerede funktioner, kan blive begrænset af en løsning, der er gjort enkel for andre. Omvendt kan medarbejdere med mere simple behov blive mødt af et system, der er unødvendigt komplekst.
Når ét systemdesign skal passe til alle, ender det derfor let som et kompromis. Og et kompromis er ikke nødvendigvis en god løsning, bare fordi det fungerer nogenlunde for alle.
Ét ERP behøver ikke betyde én brugeroplevelse
Løsningen er derfor ikke at give hver medarbejder sit eget ERP. Det handler i stedet om at finde balancen mellem det, der bør være fælles, og det, der med fordel kan tilpasses den enkelte rolle.
Virksomheden har stadig brug for ét fælles datagrundlag, fælles processer og fælles regler. Det er det, der sikrer sammenhæng på tværs af organisationen og gør det muligt at arbejde ud fra de samme oplysninger.
Men det betyder ikke, at alle skal møde systemet på samme måde.
En økonomimedarbejder har eksempelvis brug for hurtigt at kunne arbejde med bogføring, betalinger og afstemninger. På lageret er fokus måske varebevægelser, beholdninger og pluk. Sælgeren har brug for kunder, tilbud og ordrer. De kan sagtens arbejde i det samme ERP og på de samme data, selvom deres brugerflade, dashboards og arbejdsgange ser forskellige ud.
Det er netop her, fleksibiliteten kan skabe værdi. Fælles data og processer skaber sammenhæng. Tilpassede brugeroplevelser gør det lettere at få arbejdet gjort.
Målet bør derfor ikke være, at alle arbejder ens, men at alle arbejder inden for den samme ramme på en måde, der giver mening for deres rolle.
Fungerer jeres ERP for dem, der bruger det?
Hvornår har I sidst set på jeres ERP med brugerens øjne frem for systemets?
Hvis det er længe siden, kan det være værd at tage et nyt blik på, hvordan jeres ERP fungerer for de forskellige roller i virksomheden.
Fortæl os lidt om jeres virksomhed og jeres nuværende ERP-setup. Så tager vi en uforpligtende snak med jer.
