Farvel til C5 gav både tryghed og øget effektivitet hos Jakodan
Mange ting – fra bankafstemninger til diverse statistikker – blev tidligere håndteret i papirform hos den danske virksomhed Jakodan. Men en konvertering til Business Central har for alvor lavet helt om det. Nu er alt digitalt – og langt mere effektivt.
Det kan godt være en stor mundfuld at flytte sit ERP-løsning med tilhørende webshop fra ét system til et andet. For emballagespecialisten Jakodan blev overgangen fra deres gamle C5-løsning til det langt mere moderne Business Central da også en længere rejse.
Men i dag er både ledelse og medarbejdere glade for, at de tog rejsen. Rækken af ting, der nu er gjort lettere, hurtigere og mere effektivt er lang. Samtidig er risikoen for fejl minimeret eller i nogle tilfælde helt elimineret.
Sikker lagerstyring og præcis bogføring
Noget af det mest centrale i den samlede løsning, Jakodan valgte at implementere, var en stor forenkling af de daglige procedurer. Fra bogholderi til lager oplevede medarbejderne betydelige fremskridt.
”Det er min vurdering, at vi sparer cirka 10 timer om ugen alene i bogholderiet,” forklarer Nina Jørgensen, der er administrerende direktør. ”For eksempel med integration mellem Business Central og Document Capture har vi elimineret risikoen for at bogføre på en forkert konto. Det sørger systemet nu for”.
Med integration af Tasklet Factory vil virksomheden ifølge Nina Jørgensen også få effektiviseret processerne på lageret – et lager, som hos Jakodan indeholder flere end 1.300 unikke varenumre.
”Vores varebeholdning er allerede kommet til at stemme langt bedre end tidligere, og med håndscannere på lageret og med opdateringer i real-time, så vil alle have de korrekte data til rådighed,” understreger hun. ”Og med Business Central kan vi nu sikre, at lageret ikke går i minus”.
Integration med webshop var afgørende
Jakodans webshop er en helt central motor i virksomhedens omsætning. Det var derfor afgørende for valget af nyt ERP-system, at det kunne integrere med den veletablerede Magento-løsning, der var koblet til C5.
”Det var klart en af årsagerne til, at vi gik med Business Central,” fastslår Nina Jørgensen.
”Både virkede overgangen overskuelig, og vi fik bedre mulighed for at trække præcise statistikker, så vi kan følge op på vores KPI’er løbende”.
Derudover fremhæver direktøren integrationerne af fragt- og logistikplatformen Shipmondo og betalingsløsningen Quickpay i Business Central. Det har givet langt færre klik og øget hastigheden i systemet markant. Og med øget automatisering i bogføringen og en mere strømlinet pakkehåndtering er fordelene ikke svære at få øje på.
”Vi er jo ikke bare blevet bedre og hurtigere. Vi har jo også fået en større tryghed i, at risikoen for fejl er minimeret meget. Derudover har skiftet gjort os langt mere digitale. Vi bruger langt mindre print og papir, hvad der jo forbedrer vores klimapåvirkning. Det betyder meget for os,” slutter Nina Jørgensen af.
Undervisning og løbende sparring er guld værd
For Jakodans medarbejdere har det været af stor betydning at have en fast kontakt hos ERPgruppen, som kunne koordinere onboarding i starten og siden løbende hjælp og vejledning.
”Processen med at få skiftet fra C5 tog nok længere tid, end vi havde regnet med,” siger Nina Jørgensen og fortsætter: ”Men da vi først fik tilknyttet en fast konsulent, så tog det virkelig fart. Vi fik grundig undervisning, og der var også tid til os, der måske ikke lige er så IT-kyndige”.
I det hele taget er Nina Jørgensen glad for ERPgruppens åbenhed omkring viden.
”Ud over de mange pædagogiske kurser, webinarer og guides, vi har fået adgang til, så er det virkelig givende, at ERPgruppen også tager sig tid til et hands-on-kursus i brugen af håndscannere ude på lageret. Så kunne vi sammen med konsulenten i trygge rammer prøve det og opleve, hvordan data omgående kommer ind i systemet. Dét gav yderligere tryghed for vores lagerfolk”.
Bogføring i to systemer gav ro under onboardingen
Hos Jakodan valgte man i overgangsfasen for en sikkerheds skyld at bogføre i både det gamle C5-system og i det nye Business Central. Men efter to måneder var medarbejderne ifølge Nina Jørgensen helt klar og trygge ved at stoppe i C5 og fortsætte i Business Central.
”På det tidspunkt havde alle lært arbejdsgangene i det nye system at kende. Vi havde selv fundet et par småfejl og fået testet på ægte ordrer. Så vores lancering og opstart var derfor næsten fuldstændig gnidningsfri,” fastslår hun med et stort smil. ”Det betød faktisk, at vi ikke har tabt penge ved fejlbogføring, og at vores kunder ikke har oplevet forsinkede ordre eller lignende”.
Klar til at bygge på og udvide forretningen
Næste skridt på Jakodans rejse bliver integration af Power BI, som skal bidrage til at udbygge det løbende overblik yderligere. Også arbejdet med ESG-rapportering er Jakodan interesseret i.
”Vi lever jo blandt andet af emballage. Så naturligvis er vi meget interesseret at forbedre os i forhold til ESG og vores samlede CO2-aftryk,” fortæller Nina Jørgensen og afslutter: ”ERPgruppen har hidtil været gode til at finde løsninger hurtigt, og med vores gode og tætte samarbejde finder vi nok også løsninger på fremtidens udfordringer”.
Præcis hvor stor ESG-relateret gevinst, en introduktion af Business Central alene kan bidrage med, er det endnu for tidligt at sige noget om. Men med bedre og mere præcise data, bliver det markant lettere at fokusere indsatsen, hvor der er mest behov.
Om Jakodan ApS
Virksomheden blev grundlagt af Jakob Schmidt i 2002. Sammen med sin far ønskede han at skabe et sted, hvor små og mellemstore virksomheder kunne handle emballage til forsendelse af varer, uden at være tvunget til at købe ind til 10-års forbrug ad gangen.
Jakodan tegnes i dag af Jakob og hustruen Nina Jørgensen og tæller i dag 12 ansatte. I 2022 modtog Jakodan sin femte Gazellepris i træk.