Problemet er sjældent medarbejderne – det er processerne
Når en vigtig opgave bliver glemt, er det fristende at spørge: Hvem glemte det?
Det er bare ikke altid det rigtige spørgsmål.
For hvad nu, hvis medarbejderen faktisk gjorde det, man havde forventet? Måske skulle personen huske at sende noget videre, følge op på en godkendelse eller kontakte en kunde. Det lyder som helt almindelige arbejdsopgaver. Men der er et problem. Vi beder mennesker om at fungere som et system.
Og mennesker er ikke systemer.
I en travl hverdag kan en opgave hurtigt forsvinde mellem mails, møder og andre prioriteringer. Den ligger måske i indbakken, på en personlig to-do-liste eller som en mental note om, at “det skal jeg lige huske senere”.
Det betyder ikke nødvendigvis, at medarbejderen er uansvarlig. Det betyder, at processen er bygget op omkring hukommelse. Og hvis en vigtig forretningsproces først bevæger sig videre, når nogen husker at sætte næste skridt i gang, har virksomheden i praksis gjort mennesket til sin startknap. Det er her, automatisering bliver interessant.
For et ERP-system skal ikke bare samle data. Det skal også kunne hjælpe med at få processerne til at bevæge sig.
Hvorfor bliver opgaver glemt i virksomheder?
Der kan være mange årsager til, at opgaver falder mellem to stole. Men nogle mønstre går igen.
Skift mellem systemer øger risikoen for, at information og opgaver bliver glemt. En opgave starter måske i en mail, mens arbejdet skal udføres i ERP-systemet.
Uklart ejerskab skaber en anden risiko. Når en opgave bliver placeret hos “nogen”, er det ikke nødvendigvis tydeligt, hvem der faktisk skal følge op.
Manuelle overleveringer gør processen sårbar. En godkendelse, manglende information fra en leverandør eller en afstemning kan hurtigt få en opgave til at gå i stå.
Friktion gør det lettere at udskyde opgaver. Opgaver, der kræver mange klik eller overførsler mellem systemer, har en tendens til at blive udskudt, og her er medarbejderens hukommelse den eneste sikring for, at opgaven følges til dørs.
Fælles for problemerne er, at processen bliver afhængig af, at nogen husker, følger op eller opdager, at noget er gået i stå.
Hvad skal mennesker egentlig huske?
Prøv at se på en helt almindelig arbejdsgang. En faktura skal godkendes. En kunde skal følges op. En ændring i stamdata skal kontrolleres.
Hvad starter processen?
I mange virksomheder er svaret: En medarbejder.
En person skal opdage, at noget er sket, og derefter sørge for, at næste skridt bliver sat i gang. Men hvis vi allerede ved, hvad der skal ske, når X sker, hvorfor skal et menneske så huske at sætte Y i gang?
Det er netop den slags situationer, automatisering kan håndtere. I stedet for at processen siger: “Når X sker, skal nogen huske at gøre Y”, kan den bygges efter princippet: “Når X sker, sker Y.”
Det kan eksempelvis betyde, at en ny faktura automatisk sendes til godkendelse, at en ændring i stamdata udløser en kontrol, eller at manglende reaktion starter en opfølgning.
Det fjerner mennesket som startknap.
Det betyder ikke, at mennesker skal ud af processen. Tværtimod. Mennesker skal bruges dér, hvor der er brug for vurdering, erfaring og beslutninger. Systemet kan tage sig af de skridt, der følger forudsigeligt efter en bestemt hændelse.
Sådan kan Power Automate sikre, at opgaver ikke bliver glemt
Det er her, Power Automate kommer ind i billedet.
Når der eksempelvis oprettes en ny ordre, modtages en faktura, oprettes en kunde eller ændres stamdata, kan en bestemt hændelse automatisk sætte en proces i gang.
Det kan være en opgave, en besked, en godkendelse eller en kontrol. Power Automate kan samtidig sørge for, at opgaven lander det rigtige sted. Den kan eksempelvis tildeles en bestemt person eller rolle ud fra kriterier som beløb, afdeling, leverandør, projekt eller lokation.
Det lyder måske simpelt, men det løser et ret grundlæggende problem: Man behøver ikke længere være afhængig af, at nogen opdager opgaven og husker, hvem der skal have den.
Og så kommer en af de mest interessante muligheder: opfølgningen.
For hvad sker der, hvis personen ikke reagerer?
I en manuel proces er svaret ofte, at nogen opdager det på et tidspunkt.
Med Power Automate kan processen i stedet selv reagere. Der kan sendes en påmindelse efter en bestemt tidsramme, og hvis der stadig ikke sker noget, kan opgaven eksempelvis eskaleres til en leder eller markeres som kritisk. Processen kan altså selv holde øje med, hvor den er nået til.
Det ændrer også den måde, virksomheden kan følge sine processer på. I stedet for at være afhængig af, at en medarbejder kan huske, hvad der skete, kan virksomheden se historikken.
Fra “Vi tror, den blev håndteret” til “Vi kan se, hvad der skete.”
På den måde bliver opfølgning en del af processen i stedet for en personlig egenskab hos den medarbejder, der plejer at huske den.
Automatisering handler også om at håndtere fejl
Gode automatiseringer skal ikke kun håndtere de normale processer. De skal også gøre fejl synlige.
Hvis et flow fejler, kan Power Automate eksempelvis sende en besked til den ansvarlige, logge hændelsen eller gøre opmærksom på problemet i en overvågningskanal.
Mange opgaver bliver ikke glemt, fordi medarbejderne ikke vil udføre dem. De bliver glemt, fordi fejl og undtagelser ikke bliver synlige.
Når fejl bliver håndteret systematisk, bliver de en del af processen i stedet for skjulte problemer.
Hvilken værdi skaber Power Automate for virksomheden?
Værdien ved automatisering handler ikke først og fremmest om at få medarbejderne til at lave mindre. Den ligger i at flytte de forudsigelige dele af processen væk fra menneskets hukommelse og ind i systemet.
Det frigiver tid til det arbejde, der kræver vurdering og beslutninger, men gør samtidig virksomheden mindre personafhængig. En proces bør ikke gå i stå, fordi den medarbejder, der normalt følger op, holder ferie eller er fraværende.
Fakturagodkendelse er et oplagt eksempel. En faktura kan automatisk sendes til den rigtige godkender, så processen ikke afhænger af, at nogen husker at sende den videre. Det kan give hurtigere betalinger, færre rykkere og mindre administrativt arbejde.
Det samme gælder stamdata og tilbudsopfølgning. Automatiske kontroller kan fange fejl i stamdata tidligere, mens automatiseret opfølgning kan sikre, at tilbud ikke bliver glemt i en travl hverdag.
Fælles for eksemplerne er, at virksomheden allerede ved, hvad der bør ske. Det er netop dér, automatisering skaber værdi: Når næste skridt er forudsigeligt, behøver det ikke afhænge af, at nogen husker at sætte det i gang.
Samtidig bliver processen lettere at følge. Når opgaver, godkendelser og opfølgninger registreres automatisk, kan virksomheden se, hvor en proces befinder sig, og hvor den eventuelt går i stå.
Mindre hukommelse. Mindre personafhængighed. Mere fremdrift.
Automatisering er ikke en genvej uden om en dårlig proces
Det betyder dog ikke, at alt skal automatiseres.
For der er en klassisk fejl, som er værd at undgå: at automatisere en dårlig proces.
Hvis processen er unødigt besværlig i dag, bliver den ikke nødvendigvis bedre af at blive automatiseret. Den bliver bare hurtigere.
Det samme gælder notifikationer. Målet er ikke at sende flest mulige beskeder, men at sende de rigtige beskeder til de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt. Ellers risikerer man bare at automatisere støjen.
Der skal også være styr på ejerskab. Hvem ejer flowet? Hvem vedligeholder det? Og hvem ændrer det, når virksomheden ændrer sig?
Det er især vigtigt, fordi et lille flow hurtigt kan blive en vigtig del af en forretningsproces. Jo vigtigere processen bliver, desto vigtigere bliver dokumentation, test, sikkerhed, licenser og løbende vedligeholdelse.
Automatisering fjerner altså ikke behovet for omtanke.
Den flytter bare noget af arbejdet fra mennesker til systemer.
Start med at automatisere det, der ikke bør afhænge af hukommelse
Det interessante spørgsmål er derfor ikke nødvendigvis:
Hvad kan vi automatisere?
Start hellere et andet sted:
Hvilke opgaver i vores virksomhed kræver i dag, at nogen husker at gøre noget på det rigtige tidspunkt?
Kig efter de små overleveringer. De manuelle påmindelser. De opgaver, hvor nogen siger “husk lige at følge op”. Det er ofte dér, problemet gemmer sig. For et godt digitalt setup skal ikke gøre medarbejderne bedre til at huske.
Det skal gøre det mindre nødvendigt at huske.
Vil du høre mere om hvordan vi kan hjælpe dig?
Fortæl os kort om jeres behov, så har vi den rette specialist klar til, at række ud til jer.
