Det lyder umiddelbart som et spørgsmål med to mulige svar. Enten er det ERP-systemet, der sætter retningen for webshoppen, eller også er det webshoppen, der får lov til at sætte tempoet for forretningen.
I virkeligheden er det sjældent så enkelt.
Webshoppen og ERP-systemet er nemlig bygget til forskellige formål. Webshoppen skal gøre det nemt for kunden at finde, vælge og købe. ERP-systemet skal sikre, at priser, lager, ordrer og økonomi hænger sammen.
Hvorfor opstår spørgsmålet overhovedet?
I en mindre virksomhed kan webshop og ERP sagtens fungere med en forholdsvis enkel opdeling. Webshoppen tager imod ordrer, mens ERP-systemet håndterer økonomi, lager og de øvrige administrative processer. Så længe forretningen er overskuelig, er der måske ikke det store behov for at tage stilling til, hvilket system der har ansvaret for hvad.
Det ændrer sig ofte, når virksomheden vokser.
Sortimentet bliver større, der kommer flere salgskanaler, og kunderne får måske forskellige priser og vilkår. Samtidig vokser mængden af data, som skal bevæge sig mellem webshoppen og ERP-systemet. En ordre er ikke længere bare en ordre, men hænger sammen med lager, priser, kundeaftaler, levering og økonomi.
På det tidspunkt bliver det også tydeligere, at de to systemer ikke er bygget med helt samme udgangspunkt.
ERP-systemet er skabt til at holde styr på virksomhedens processer og sikre, at de hænger sammen. Webshoppen er skabt omkring den digitale kundeoplevelse og den måde, virksomheden møder kunden på.
Det er ikke i sig selv en konflikt. Tværtimod er det netop samspillet mellem de to, der gør det muligt at drive en moderne digital forretning. Men jo mere webshoppen og ERP-systemet skal arbejde sammen, desto vigtigere bliver det at have en klar idé om, hvor forskellige beslutninger skal træffes.
For når to systemer skal arbejde tæt sammen, er det ikke nok, at de kan udveksle data. De skal også være enige om, hvem der bestemmer hvad.
Når ERP-systemet sætter retningen
Der kan være god mening i at samle virksomhedens forretningskritiske data i ERP-systemet.
Hvis eksempelvis priser, lagerbeholdning, vareinformation og kundedata vedligeholdes ét sted, bliver det lettere at sikre, at resten af forretningen arbejder ud fra de samme oplysninger. Webshoppen kan hente informationerne herfra, mens ordrerne sendes tilbage til ERP-systemet og indgår i de øvrige processer.
Det kan give en mere sammenhængende drift. Økonomien får de oplysninger, den skal bruge, lageret bliver opdateret, og virksomheden undgår i højere grad at vedligeholde de samme data flere steder.
Det bliver især værdifuldt, når virksomheden har mange produkter, flere salgskanaler eller komplekse prisstrukturer. Jo flere steder de samme oplysninger skal vedligeholdes, desto større bliver risikoen for forskelle og fejl.
Til gengæld kan den tilgang også have en bagside.
ERP-systemer er først og fremmest bygget til at håndtere forretningens processer – ikke til at skabe den bedst mulige digitale kundeoplevelse. Hvis alle ændringer i webshoppen skal igennem ERP-systemet, kan det gøre det tungere at arbejde med eksempelvis produktpræsentationer, kampagner eller andre kommercielle initiativer.
Det kan betyde, at salg og marketing må vente på processer, der egentlig ikke behøver at være afhængige af ERP-systemet.
Spørgsmålet bliver derfor, hvornår den ekstra kontrol skaber værdi – og hvornår den i stedet begynder at koste tempo.
Når webshoppen skal kunne reagere hurtigt
Den modsatte tilgang er at give webshoppen større frihed til at styre de dele af kundeoplevelsen, som skal kunne ændres hurtigt.
Det kan være en fordel i virksomheder, hvor webshoppen spiller en central rolle i salget, og hvor salg og marketing ofte har behov for at reagere på markedet. Her kan det være vigtigt at kunne ændre indhold, produktpræsentationer og kommercielle initiativer uden at være afhængig af ERP-systemets processer.
Det giver frihed til at arbejde mere dynamisk med webshoppen. Men friheden kommer ikke uden en pris.
Jo mere data og logik der flyttes væk fra ERP-systemet, desto vigtigere bliver det at holde styr på, hvor de forskellige oplysninger kommer fra. Hvis priser, lagerbeholdninger, kundeinformationer eller andre forretningskritiske data begynder at blive vedligeholdt flere steder, kan det hurtigt skabe uoverensstemmelser.
Det kan også gøre integrationen mere kompleks. En webshop, der får lov til at udvikle sig uafhængigt af ERP-systemet, kan over tid få brug for flere integrationer og flere særregler for at få systemerne til at hænge sammen.
Det, der i starten gav salg og marketing frihed, kan derfor ende med at give mere arbejde på driftssiden.
Spørgsmålet bliver her, hvornår fleksibiliteten skaber værdi – og hvornår den bliver dyrere at vedligeholde, end den umiddelbart ser ud til.
Måske skal ingen af dem styre det hele
En anden tilgang er at gå fra tankegangen om, hvem der styrer hvem, til at se på, hvad der giver mening at styre hvor.
Tag eksempelvis lagerbeholdningen. Her vil ERP typisk være det naturlige udgangspunkt, fordi lageret hænger sammen med indkøb, varemodtagelse, salg og økonomi. Webshoppen skal vise kunden, hvad der er på lager, men det er ikke nødvendigvis webshoppen, der bør være kilden til selve lagerdataene.
Omvendt kan produktpræsentationen med fordel tage udgangspunkt i webshoppen. ERP kan indeholde de grundlæggende oplysninger om varen, men hvordan produktet præsenteres, kategoriseres og fremhæves over for kunden, bør kunne tilpasses den digitale kundeoplevelse uden at være bundet af ERP-systemets struktur.
På den måde kan ERP være styrende dér, hvor lager, priser og andre forretningskritiske data skal hænge sammen, mens webshoppen kan have frihed dér, hvor kundeoplevelsen og det kommercielle arbejde kræver hurtige ændringer.
Det er altså ikke nødvendigvis et spørgsmål om at vælge ét system som chef. Det handler om at være tydelig om, hvilket system der skal bestemme hvad og hvorfor.
Når systemerne trækker i hver sin retning
Det kan være fristende at give ét system ansvaret for så meget som muligt. Men både for meget kontrol fra ERP-systemet og for meget frihed i webshoppen kan skabe problemer, hvis det ikke passer til den måde, forretningen arbejder på.
En mere overset faldgrube opstår, når systemfordelingen aldrig rigtig bliver besluttet. En ny integration løser måske ét konkret behov, mens en tilpasning løser et andet. Over tid kan der derfor opstå en løsning, hvor ansvaret mellem systemerne er vokset frem lidt efter lidt, uden at nogen har taget stilling til, om den samlede løsning stadig giver mening.
Det kan gøre det svært at gennemskue, hvilket system der egentlig har ansvaret for hvad. Medarbejdere kan ende med at vedligeholde de samme oplysninger flere steder, fejl skal findes mellem systemerne, og selv simple ændringer kan kræve flere arbejdsgange.
Det er ikke nødvendigvis de enkelte systemer, der skaber kompleksiteten. Det er ofte den måde, de er blevet koblet sammen på over tid.
Det rigtige svar afhænger af forretningen
Der findes ikke ét svar, der passer til alle virksomheder. Det afhænger af, hvordan forretningen fungerer, hvilke krav virksomheden har til kundeoplevelsen, og hvor kompleks den bagvedliggende drift er.
Men det handler ikke kun om, hvad der fungerer i dag. Hvor forventer I at være om to eller tre år? En løsning, der er enkel og velfungerende nu, kan blive en begrænsning, hvis virksomheden vokser, får flere salgskanaler eller mere komplekse behov.
Det vigtigste er derfor ikke at finde ét system, der kan styre det hele, men at skabe en tydelig fordeling, hvor hvert system får ansvar for det, det er bedst egnet til.
ERP kan sikre, at forretningens data og processer hænger sammen, mens webshoppen kan fokusere på den digitale kundeoplevelse og det kommercielle arbejde. Når rollerne er tydelige, behøver de to systemer ikke konkurrere om styringen.
ERP handler ikke kun om at vælge det rigtige system. Det handler om at få systemerne til at hænge sammen med den måde, forretningen skal fungere på.
Hvordan er jeres integration i dag?
Lad os tage en uforpligtende snak om, hvor jeres systemer har potentiale for at snakke bedre sammen, og hvilken forskel det kan gøre for jeres forretning.
Fortæl lidt om din virksomhed og jeres behov, så rækker vi ud til jer og hjælper jer videre.
