Hvornår er en ERP-rapport det rigtige valg – og hvornår giver Power BI mere mening? Svaret handler ikke kun om data og muligheder. Men også om den situation du står overfor.
Det rigtige spørgsmål er ikke ”hvilket værktøj?”
ERP-rapporter og Power BI anvendes til forskellige formål. Derfor behøver valget egentlig ikke være mellem det ene eller det andet. I hvert fald ikke overordnet set. Valget foregår i stedet i de enkelte situationer. For det er her, det er vigtigt at vide hvilken en man skal gå til.
Hvilken rapport der er den rigtige at bruge, afhænger i høj grad af hvilken opgave du skal have løst, for det afgør hvilke informationer man søger.
Den afgørende forskel på de to systemer er om de understøtter drift og opgaveløsning eller indsigt og beslutningsgrundlag.
ERP-rapporter: Når svaret skal bruges med det samme
ERP-rapporterne ligger lige til højrebenet, når man allerede arbejder i Business Central, og sidder overfor en konkret problemstilling, hvor man skal bruge et hurtigt svar for at komme videre. Her får du det hurtige overblik over spørgsmål relateret til driften.
Hvilke ordrer mangler at blive faktureret?
Hvilke leverancer er forsinkede?
Hvilke fakturaer mangler godkendelse?
Det afgørende er ikke, at rapporten kan noget avanceret. Det afgørende er, at svaret er tilgængeligt dér, hvor opgaven skal løses. Når medarbejderen allerede arbejder i Business Central, skaber det mindst mulig friktion at kunne finde informationen samme sted. Her har ERP-rapporterne også alt samlet og behovet for at kopiere og behandle data er lavere, hvilket giver en lavere risiko for datafejl.
ERP-rapporterne er dog begrænset i visse sammenhænge. De er rigtig gode til at skabe overblik og vise status på flere områder. Den er til gengæld udfordret, hvis du vil se sammenhængen på tværs af funktioner og have indsigt. Det gør ERP-rapporterne stærke til den løbende drift, hvor rapporten ikke nødvendigvis skal give dig indsigt, men fortælle dig, hvad der skal håndteres.
Power BI: Når tallene skal fortælle en historie
Power BI bliver for alvor interessant, når tallene skal sættes i sammenhæng. Hvor en ERP-rapport kan give dig status på en konkret del af forretningen, kan Power BI samle data fra flere områder og gøre det lettere at se udviklinger og sammenhænge. Systemet er lavet til at kunne samle data fra alle aspekter, så man kan sammenholde data fra lager, webshop og CRM. Det skaber et stærkt grundlag for at kunne monitorere udviklingen i forretningen. Her kan du blandt andet dykke ned i:
Hvordan er udviklingen i salget?
Hvilke kunder står for væksten?
Hvordan ændrer indtjeningen sig?
Og meget mere.
Power BI fortæller ikke nødvendigvis, hvorfor noget sker. Men det gør det langt lettere at se, hvor noget sker, hvornår det begynder at ændre sig, og hvilke områder der er værd at undersøge nærmere. Og når du ved, hvor du skal lede, bliver det lettere at undersøge årsagen og tackle problematikken.
Power BI har også en bagside
Power BI gør det nemmere at arbejde med store mængder data. Men det betyder også, at fejl i data kan få større konsekvenser. For Power BI kan gøre dårlige data lettere at forstå. Men det gør dem ikke mere rigtige. Eftersom analyserne fra Power BI ofte bruges som beslutningsgrundlag, er det her et vigtigt område at have styr på.
Derudover risikerer man at vigtige KPI’er bliver overset, hvis man samler alt data i Power BI. Selvom systemet sagtens kan håndtere store mængder data, bliver det svære at finde mønstre og årsagssammenhænge, når vi bliver mødt med overvældende mængder data.
Power BI kræver også, at der er styr på, hvad tallene betyder og hvem der har ansvaret for dem.
Hvilke data bruger den?
Hvordan defineres disse data?
Hvem vedligeholder løsningen?
Bliver rammerne ikke sat rigtigt op, får du ikke det sikre beslutningsgrundlag, som du egentlig regnede med.
Så hvornår skal jeg vælge hvad?
Efter at have set på forskellene mellem ERP-rapporter og Power BI kan det være fristende at lede efter en klar vinder. Men det er faktisk ikke det, der er pointen.
ERP-rapporten hjælper dig med at drive forretningen. Power BI hjælper dig med at forstå den.
Derfor handler det ikke om, hvilket værktøj der kan mest. Det handler om, hvad den person, der sidder foran rapporten, skal kunne gøre med den.
Og nogle gange er svaret begge dele.
For det er ikke nødvendigvis den samme person, der skal bruge de samme data på samme måde. Den medarbejder, der skal håndtere dagens ordrer, har ikke nødvendigvis brug for det samme overblik som den leder, der skal beslutte, hvor forretningen skal bevæge sig hen.
Det er derfor værd at være kritisk, når man vælger rapporteringsværktøj. Ikke kritisk over for ERP-rapporter eller Power BI, men over for idéen om, at mere avanceret rapportering automatisk giver bedre beslutninger.
Den bedste rapport er ikke den, der viser mest. Det er den, der gør det lettere for den rigtige person at gøre det rigtige.
Det bedste rapporteringsværktøj er det, der bliver brugt
ERP-rapporten hjælper dig med at drive forretningen. Power BI hjælper dig med at forstå den. Men først når de faktisk bliver brugt, hjælper de overhovedet.
Det er let at blive optaget af, hvad et værktøj kan.
Hvor mange data kan det samle? Hvor avancerede analyser kan det lave? Hvor flotte dashboards kan vi bygge?
Men ingen af delene skaber værdi, hvis rapporten ender som endnu en fane, ingen åbner.
Det samme gælder, hvis en medarbejder skal forlade sit daglige arbejde og ind i et avanceret dashboard for at finde et enkelt svar. Eller hvis ledelsen får en detaljeret ERP-rapport, men stadig mangler overblikket til at se, hvad tallene fortæller.
Måske er det derfor ikke “Hvad kan værktøjet?” der skal være det første spørgsmål.
Måske er det:
“Hvad skal der ske, når nogen har set rapporten?”
For hvis svaret ikke er klart, er der en risiko for, at rapporten blot giver jer mere information, uden at give jer mere indsigt eller føre til bedre beslutninger.
Er du i tvivl om, hvad der giver mening for jer?
Det behøver ikke være enten ERP-rapportering eller Power BI. Vi hjælper gerne med at finde den løsning, der passer til jeres behov, arbejdsgange og den måde, I bruger data på.
Fortæl lidt om din virksomhed og jeres behov, så rækker vi ud til jer og hjælper jer videre.
